Povjerenje u virtualnog asistenta – ključan segment izgradnje odnosa

Ukoliko koristite kontinuiranu uslugu virtualnog asistenta, uspostava i održavanje povjerenja ključni su za gradnju odnosa između klijenta i virtualnog asistenta. Tijekom zajedničkog rada lepeza se poslova koje vam virtualni asistent obavlja, neprestano širi… U tom slučaju virtualni asistent dobiva na uvid sve više informacija o vašem poslovanju, pa je nužno govoriti o jednoj bitnoj značajci – uzajamnom povjerenju klijenta i virtualnog asistenta.

Predstavnik si malog biznisa, koji je počeo koristiti usluge VA za nekoliko rutinskih poslova, ali s vremenom se prema zajedničkom dogovoru i ugovoru o poslovnoj suradnji taj angažman počeo sve više širiti. VA dobiva na uvid sve više lozinki, podataka, i neposrednog uvida u tvoju dokumentaciju.. Postoji li granica povjerenja na osi klijent – virtualni asistent?

Povjerenje u virtualnog asistenta – jesmo li ogoljeni više pred VA, negoli pred redovnim zaposlenikom?

Realno je potrebna jednaka razina povjerenja za angažman virtualnog asistenta, isto kao što to zahtjeva u odnosu na redovnog zaposlenika. Psihološki je, međutim, lakše pretpostaviti osjećaj povjerenja i sigurnosti spram zaposlenika koji je svakodnevno u vašem uredu, poslovnici, i sl., nego što je to u odnosu spram osobe – VA, koja radi ‘remote’ i ima neposredan uvid u vaše poslovanje.

Isto kao što se radni odnos može raskinuti sporazumno, ili pak na inicijativu jedne od dviju ugovornih strana, isto se to tako može i dogoditi kada je u pitanju odnos – virtualni asistent i predstavnik poduzeća (klijent koji prima uslugu virtualnog asistenta).

U pitanju je prividan osjećaj sigurnosti koju klijent dobiva zapošljavanjem putem ugovora o radu, iako možda i nema potrebu zaposliti ga na puno, pa čak ni na nepuno radno vrijeme.

Povjerenje u virtualnog asistenta na početku suradnje

● Biti transparentan – VA dužan je klijentu jasno objasniti na koji način radi, objasniti koje podatke prikuplja i kako će ih koristiti te pružati jasne smjernice o privatnosti
● Kvalitetne informacije – klijent je dužan virtualnom asistentu pružati točne i relevantne informacije, pravovremeno ih ažurirati i virtualnog asistenta obavještavati o novitetima u poslovanju
● Personalizacija – virtualni asistent dužan je prema klijentima zauzimati personaliziran pristup, sukladno specifičnostima njihova biznisa
● Sigurnost – klijent je dužan virtualnog asistenta obavijestiti o povjerljivim podacima, koje je virtualni asistent dužan čuvati, sukladno etičkim normama i zakonodavstvu RH
● Efikasna komunikacija – važno je u početku utvrditi komunikacijske kanale i način komuniciranja, kako se nebi narušavala nečija privatnost ili remetile dodatne obaveze, a da pri čemu kvaliteta ugovornog odnosa ostane na kvalitetnoj razini

Povjerenje u virtualnog asistenta – na što pripaziti

• Ugovor o poslovnoj suradnji – detalji i opseg poslova koji obavlja virtualni asistent te dužnosti obiju strana
• Klauzule o povjerljivosti – obostrano jamčenje povjerljivosti podataka poslovanja klijenta tijekom i po isteku poslovne suradnje
• Korištenje lozinki i ovlaštenja – odrediti ovlaštenja koja virtualni asistent može imati prilikom korištenja pojedinog online sustava klijenta
• Izmjene lozinki – ukoliko je došlo do raskida suradnje, poželjno je izmijeniti lozinke u online komunikacijskim kanalima klijenta, kako bi zaštitio svoje daljnje poslovanje
• Dvostruktruka (trostruka) ovlaštenja – ukoliko imate nekoliko virtualnih asistenata sa kojima surađujete, nužno je pripaziti koja ovlaštenja ima pojedini virtualni asistent

Upamti..

Šumove u komunikacijskom kanalu možeš imati sa svojim virtualnim asistentom, isto kao i kod zaposlenika koji temeljem ugovora o radu dolazi svakodnevno na posao. Bitno je razmotriti koliko se isplati zapošljavati, ako ti je potrebna pomoć kod specifičnih poslova otprilike deset sati tjedno. Virtualnom asistentu plaćaš isključivo uslugu, ne plaćaš doprinose.

Virtualni asistent za tebe može obavljati jedan, ili nekoliko različitih vrsta poslova, ovisno o tvojoj potrebi, mogućnostima i naravno, povjerenja u virtualnog asistenta. Kroz vrijeme, odnos klijent – virtualni asistent razvija se i gradi. Ključno je da on postane odnos povjerenja i obostranog zadovoljstva kao temelj buduće suradnje, čije se granice kontinuirano pomiču, u skladu sa razvojem poslovanja biznisa koji predstavlja klijent, kao i virtualni asistent.