Skip to main content

Udruge civilnog društva bez ljudskih i financijskih resursa mogu ojačati svoje kapacitete uz pomoć virtualnog asistenta koji se naplaćuje iz sredstava projekata i programa u provedbi

Osnivač si i/ili predstavnik udruge civilnog društva koja nema financijske resurse, a ni stručni tim koji kreira, piše i provodi projektne ideje i prijedloge. Pitaš se kako? Uz pomoć virtualnog asistenta koji je uz tebe tijekom pripreme i provedbe projekta, iz čijih sredstava naplaćuje svoje usluge.

Udruga civilnog društva i načini suradnje sa virtualnim asistentom

Kada su u pitanju novoosnovane i manje financijski kapacitirane udruge, KM Digital ima generalnu praksu naplate postotka od pripreme i postotka od provedbe projekta, što znači da udruga može odlučiti želi li pomoć isključivo tijekom pripreme, ili također i u sklopu provedbe projekta.

Međutim, ukoliko udruga nema iskustva u provedbi, može se naći u problemima. Zašto? Zbog toga što virtualni asistent nakon naplate isključivo pisanja i pripreme projektnog prijedloga doslovce nestaje, i nositelj (udruga) ostaje sama u procesu provedbe, za koju je lako moguće da ne odradi kako treba, ne poprati novčani tijek i ne izvijesti pravovremeno donatora.

Upravo suprotno, ukoliko se korisnik odluči na kompletan paket usluga koji uključuje pripremu i provedbu projekta, virtualni asistent je čitavo provedbeno razdoblje prisutan, vrši superviziju, prati novčani tijek i signalizira nositelju (udruzi) kada je vrijeme za provedbu pojedinih aktivnosti, rok za preraspodjelu ili predaju izvješća.

Što dobivaš od VA za pripremu i provedbu projekata udruga civilnog društva?

Efikasno upravljanje zadacima – VA ti signalizira rokove i obavještava te o nadolazećim zadacima, pomaže ti u dodijeljivanju zadataka članovima tima
Komunikacija – VA ti sugerira kako iskomunicirati izvršavanje pojedine projektne aktivnosti, obavještava te o potencijalnim natječajima i javnim pozivima na koje tvoja udruga može aplicirati
Upravljanje dokumentima – VA ti pomaže u organizaciji projektne dokumentacije
Financijsko praćenje – VA ti pomaže u praćenju proračuna projekta i podsjeća te o financijskim obavezama i rokovima
Potencijalno zapošljavanje – uspješnim projektima, moguće je i zaposliti osobe kao referente – administratore ili referente za provedbu projekata u tvojoj udruzi civilnog društva

 

VA u pripremi i/ili provedbi projekata udruga civilnog društva?

U angažiranju virtualnog asistenta kod pripreme i/ili provedbe projekata bitno je biti upoznat sa nekim bitnim informacijama. VA vam može pripremiti projektni prijedlog, prijaviti ga na natječaj i nakon pozitivnog ishoda rezultata projektnog prijedloga, naprosto nestati, ukoliko ste se vi odlučili za ugovornu opciju isključivo pripreme projekta. Ta je opcija naizgled financijski isplativija, mada se u slučaju neiskustva u provedbi, možete naći u problemima.

Ukoliko nemate iskustva u upravljanju projektnim ciklusom, praćenjem novčanog tijeka i izvještavanjem donatorskom tijelu, provedba može predstavljati vrlo ozbiljan izazov.

Ukoliko se, pak, odlučite za ugovornu opciju gdje je virtualni asistent sa vama prisutan za vrijeme provedbenog procesa, imate njegovu kontinuiranu podršku, superviziju i monitoring za vrijeme perioda provedbe projekta. Možete pitati, učiti, dodatno se educirati i tako postati konkurentniji subjekt za pripremu i provedbu projekata, ujedno pritom ojačati svoje ljudske i financijske resurse.

Isplati li se, dakle, angažirati virtualnog asistenta tijekom kompletnog upravljanja projektnim ciklusom. Aspolutno, da. On se isplaćuje iz projekta, a vi dobivate podršku tijekom čitavog provedbenog razdoblja. Virtualni asistent u tom slučaju pomaže vam da svoje projektne aktivnosti provedete što kvalitetnije, bezbolnije, i sa čim manje stresa. Ako neznate, naučit ćete. Uz podršku puno lakše, nego bez nje. Slažete se?

 

Dobro je znati…

Važno je prilagoditi angažman VA specifičnim potrebama pojedine udruge civilnog društva. Također, potrebno je razvijati uzajamno povjerenje VA sa predstavnicima udruge. Kvalitetnom dugoročnom suradnjom VA i udrugom civilnog društva moguće je doprinijeti jačanjem njezinih kapaciteta i razvijanjem partnerske mreže u lokalnoj zajednici.

Ukoliko ste novoosnovana udruga civilnog društva i nemate iskustva u upravljanju projektnim ciklusom, svakako razmislite o podršci virtualnog asistenta od samog početka pripreme projektnog prijedloga do dostave završnog izvješća projekta donatorskom tijelu.

16,687 Comments